Si eres el responsable de organizar una conferencia o un ciclo de conferencias en la Universidad tienes que dar una serie de pasos con tiempo y no dejar nada para última hora, de esta manera tendrás garantizado un ciclo de conferencias de calidad adecuado a las exigencias de cualquier Universidad.
Si vas a organizar un ciclo de conferencias no te olvides…
- Hacer una lista con los mejores conferenciantes a nivel nacional e internacional y contactar con ellos con tiempo.
- Hacer los trípticos y todo tipo de información con tiempo. En este tipo de cosas te puede fallar la empresa de impresión, haber algún tipo de error, a lo mejor quieres hacer unos trípticos de nuevo etc… y lo mejor es tener la tranquilidad de hacerlo con tiempo.
- Apuesta por una empresa de audiovisuales profesional y con prestigio en el sector. Una de las peores cosas que pueden pasar en una conferencia es que fallen las pantallas de imágenes, los micrófonos etc… y todo eso causa muy mala impresión entre los asistentes. Si apuestas por una buena empresa sólo tendrás que preocuparte por tramitar el alquiler audiovisual ellos se encargan de hacerlo todo; incluso si no tienes muy claro como organizar tu evento en cuanto a audiovisuales se refiere, ellos te dan ideas y te ofrecen lo mejor según tu caso. Ten en cuenta el servicio de traducción simultánea si hay asistentes de otros países.
- Contrata una agencia de Azafatas para Congresos.
- Presta atención a los pequeños detalles. Si el ciclo de conferencias es de carácter internacional y el presupuesto te o permite, pon en cada asiento una botellita de agua, una carpeta con los horarios de las conferencias, los restaurantes y hoteles de la zona etc.
- Cuando lo tengas todo organizado vuelve a revisarlo todo al menos 2 días antes del evento, para asegurarte que todo está perfecto.
